Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (523/99) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laadittu 11.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Horstmann Finland ry

2. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Rekisterin ylläpitäjän yhteystiedot:
Tia Komppa
Vuoripolku 16
18300 Heinola kk
050 5623567
tia.komppa@horstmann.fi

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenasioiden hoitoon. Lisäksi jäsenhakemuslomakkeen toimittaminen täytettynä tulkitaan rekisteröidyn suostumukseksi. Yhdistyksen jäseneksi ei hyväksytä henkilöä, joka ei toimita jäsenhakemuksessa pyydettyjä tietoja.

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu sääntöjen mukaan mm. tiedottaminen, jäsenten neuvominen ja toiminen yhdistyksen jäsenten välisenä yhdyssiteenä (kts. kaikki Säännöt). Oletuksena on, että jäsen yhdistykseen liittyessään haluaa olla mukana yhdistyksen toiminnassa ja vastaanottaa kaiken yhdistyksen hänelle tarjoaman tiedon ja hyödyn. Tuohon oletukseen sekä yhdistyksen tehtäviin perustuen sähköpostitse tapahtuvassa julkaisutoiminnassa, tiedottamisessa ja keskustelussa käytetään läpinäkyvää vastaanottajat näyttävää sähköpostilistaa. Mikäli rekisteröity kieltää sähköpostiosoitteensa läpinäkyvän esittämisen sähköpostilistalla, yhdistys ei voi taata kaiken informaation kulkua. Yhdistyksen tehtävien hoitamista varten on perustettu myös suljettu Facebook-ryhmä nimeltä Horstmann Finland ry. Kyseinen Facebook-ryhmä on tarkoitettu vain yhdistyksen jäsenille, mutta jäsenluettelo on kaikkien nähtävissä.

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu myös auttaa hoitoa tarvitsevia löytämään Horstmann-hoitaja. Tämä on toteutettu julkisemalla diplomoitujen hoitajien yhteystiedot yhdistyksen www-sivuilla. Tämä yhteystietojen julkaisu tapahtuu ainoastaan rekisteröidyn antamalla suostumuksella.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään jäsenhakulomakkeessa näkyviä tietoja:
• Etu- ja sukunimi
• Syntymäaika
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Suoritetut Horstmann-tekniikat sekä tieto diploimoinneista
• Tieto kirjataanko rekisteröity varsinaiseksi jäseneksi vai kannatusjäseneksi
• Diplomoiduilta kerätään tieto suostumuksesta/kiellosta näkyvyydelle yhdistyksen www-sivujen hoitajaluettelossa
• Varmistus yhdistyksen eettisten sääntöjen hyväksymisestä
• Muut rekisteröidyn antamat tiedot

6. Tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja heidän omasta aloitteestaan heidän toimittaessaan täytettynä jäsenhakulomakkeen sähköisesti tai paperisena. Jo olemassa olevia tietoja muutetaan ja täydennetään rekisteröityjen omien ilmoitusten perusteella, jotka tehdään sähköisesti jäsenrekisterin hoitajalle. Suoritettujen tekniikoiden ja diplomointien osalta jäsenten tietoja täydennetään lisäksi Horstmann-opettajien luovuttamilla tiedoilla jäsenhakulomakkeella tehdyn ilmoituksen mukaisesti.

Yhdistys EI KERÄÄ jäsenrekisterin tietoja automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin perusteella.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Yhdistyksellä on oikeus luovuttaa yhdistyksen tilaamien tai järjestämien koulutusten opettajille ja tilaisuuksien (esim. vaihtohoitopäivät) tapahtumajärjestäjille tarvittavat tiedot, kuten nimilistat, palvelun toteuttamiseksi. Yhdistyksellä on oikeus luovuttaa palvelujen toteuttamiseksi myös muita yhdistyksen keräämiä tietoja, kuten tiedot erikoisruokavalioista, koska tämä on myös rekisteröityjen etu. Kaikissa muissa tapauksissa tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla.

Rekisterin tietoja ei tällä hetkellä siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon voidaan kuitenkin käyttää alihankkijoita ja tietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin lainsäädännön edellyttämällä tavalla tietosuojan riittävästä tasosta.

8. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Vuosittaisen jäsenmaksun maksamalla rekisteröity on ilmaissut halunsa jatkaa yhdistyksen jäsenenä. Jäsentiedot poistetaan rekisteristä rekisteröidyn kirjallisen eroamispyynnön jälkeen. Mikäli rekisteröity ei ole tehnyt eroamisilmoitusta eikä maksa yhdistyksen vuosimaksua, tiedot hävitetään kahden vuoden sisällä eli toistuneen jäsenmaksun laiminlyönnin jälkeen.

9. Rekisterin suojaus

Varsinainen rekisteri on suojattu teknisesti ja fyysisesti niin, että ulkopuolisilla ei ole niihin pääsyä. Rekisteritietoihin on pääsy vain niillä, joille se on tarpeen tehtäviensä hoitamiseksi eli rekisterin ylläpitäjän lisäksi yhdistyksen puheenjohtaja ja internet-sivujen ylläpitäjät.

Mikäli rekisteröity on antanut jäsenhakulomakkeessa erillisen luvan, rekisteröidyn yhteystiedot ja opiskellut tekniikat julkistetaan yhdistyksen nettisivuilla mahdollisia asiakasyhteydenottoja varten.

10. Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyillä on oikeus milloin tahansa tehdä pyyntö jäsenyytensä päättämisestä. Yhdistyksen sivuilla julkistetut tiedot poistetaan viipymättä, mutta rekisterinhoitajan ylläpitämistä tiedoista poisto suoritetaan vasta jäsenkauden päätyttyä.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä jäsenkauden päättymisen jälkeen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tarkastus-, korjauspyyntö ja jäsenyyden päättymispyyntö (poistopyyntö) tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle henkilölle.

11. Siirto- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, helposti luettavalla ja jäsennellyllä tavalla.
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

13. Tietosuojaloukkauksista ilmoittaminen

Henkilötietojen tietosuojaloukkauksella tarkoitetaan sellaista tapahtumaa, jonka seurauksena siirrettyjä, tallennettuja tai muuten käsiteltyjä henkilötietoja vahingossa tai lainvastaisesti tuhoutuu, häviää tai muuttuu. Tietoturvaloukkaukseksi katsotaan myös tietojen luvaton luovuttaminen sekä luvaton pääsy tietoihin.

Rekisteröidylle ilmoitetaan tietoturvaloukkauksista ilman viivytystä, jos tietoturvaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti riski tämän oikeuksille ja vapauksille.

Valvontaviranomaiselle tietoturvaloukkaukset ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa ilmitulosta, mikäli tietoturvaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.