Integritetspolicy

TIETOSUOJASELOSTE

Maskinöversättning till svenska här nedan.

Henkilötietolain (523/99) 10 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679
Laadittu 11.5.2018

Päivityshistoria

26.2.2020 – Päivitetty yhdistyksen ylläpitämää Facebook-ryhmää koskevia tietoja Facebookin omien ryhmäkäytänteiden (enää ei ole salaisia ryhmiä) muuttamisen seurauksena.

1. Rekisterinpitäjä

Horstmann Finland ry

2. Rekisterin nimi

Yhdistyksen jäsenrekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Rekisterin ylläpitäjän yhteystiedot:
Tia Komppa
Vuoripolku 16
18300 Heinola kk
050 5623567
tiakomppa(ät)hotmail.com

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenasioiden hoitoon. Lisäksi jäsenhakemuslomakkeen toimittaminen täytettynä tulkitaan rekisteröidyn suostumukseksi. Yhdistyksen jäseneksi ei hyväksytä henkilöä, joka ei toimita jäsenhakemuksessa pyydettyjä tietoja.

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu sääntöjen mukaan mm. tiedottaminen, jäsenten neuvominen ja toiminen yhdistyksen jäsenten välisenä yhdyssiteenä (kts. kaikki Säännöt). Oletuksena on, että jäsen yhdistykseen liittyessään haluaa olla mukana yhdistyksen toiminnassa ja vastaanottaa kaiken yhdistyksen hänelle tarjoaman tiedon ja hyödyn. Tuohon oletukseen sekä yhdistyksen tehtäviin perustuen sähköpostitse tapahtuvassa julkaisutoiminnassa, tiedottamisessa ja keskustelussa käytetään läpinäkyvää vastaanottajat näyttävää sähköpostilistaa. Mikäli rekisteröity kieltää sähköpostiosoitteensa läpinäkyvän esittämisen sähköpostilistalla, yhdistys ei voi taata kaiken informaation kulkua.

Yhdistyksen tehtävien hoitamista varten on perustettu myös yksityinen Facebook-ryhmä nimeltä Horstmann Finland ry. Kyseiseen Facebook-ryhmään kelpuutetaan jäseniksi vain yhdistyksen jäseniä. Ryhmä on löydettävissä hakusanoilla Facebookissa, mutta jäsenluettelo sekä ryhmässä tehdyt julkaisut ovat nähtävissä vain ryhmäläisille.

Yhdistyksen tehtäviin kuuluu myös auttaa hoitoa tarvitsevia löytämään Horstmann-hoitaja. Tämä on toteutettu julkisemalla diplomoitujen hoitajien yhteystiedot yhdistyksen www-sivuilla kaikkien saataville. Tämä yhteystietojen julkaisu tapahtuu ainoastaan rekisteröidyn antamalla suostumuksella. Vanhoilta jäseniltä julkaisuun on kerätty suostumus jäsentietojen muutoslomakkeella ja uudet jäsenet ottavat kantaa asiaa rekisteröitymislomakkeessa. Jäsenet voivat päivittää omia julkaisuasetuksiaan milloin tahansa jäsentietojen muutoslomakkeen avulla.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään jäsenhakulomakkeessa näkyviä tietoja:
• Etu- ja sukunimi
• Syntymäaika
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Suoritetut Horstmann-tekniikat sekä tieto diploimoinneista
• Tieto kirjataanko rekisteröity varsinaiseksi jäseneksi vai kannatusjäseneksi
• Diplomoiduilta kerätään tieto suostumuksesta/kiellosta näkyvyydelle yhdistyksen www-sivujen hoitajaluettelossa
• Halu ottaa osaa yhdistyksen ylläpitämään yksityiseen Facebook-ryhmään
• Haluaako olla näkyvillä vain yhdistyksen jäsenille näkyvässä vaihtohoitoluettelossa
• Varmistus yhdistyksen eettisten sääntöjen hyväksymisestä
• Muut rekisteröidyn antamat tiedot

6. Tietolähteet

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään ja heidän omasta aloitteestaan heidän toimittaessaan täytettynä ja allekirjoitettuna paperisena. Jo olemassa olevia tietoja muutetaan ja täydennetään rekisteröityjen omien ilmoitusten perusteella, jotka tehdään sähköisesti yhdistyksen www-sivuilta löytyvällä muutoslomakkeella.

Yhdistys EI KERÄÄ jäsenrekisterin tietoja automaattisen päätöksenteon tai profiloinnin perusteella.

7. Tietojen luovutus ja siirto

Yhdistyksellä on oikeus luovuttaa yhdistyksen tilaamien tai järjestämien koulutusten opettajille ja tilaisuuksien (esim. vaihtohoitopäivät) tapahtumajärjestäjille tarvittavat tiedot, kuten nimilistat, palvelun toteuttamiseksi. Yhdistyksellä on oikeus luovuttaa palvelujen toteuttamiseksi myös muita yhdistyksen keräämiä tietoja, kuten tiedot erikoisruokavalioista, koska tämä on myös rekisteröityjen etu. Kaikissa muissa tapauksissa tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa muuten kuin lain sallimissa ja velvoittamissa rajoissa tai viranomaisten vaatimusten edellyttämällä tavalla.

Rekisterin tietoja ei tällä hetkellä siirretä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterin käyttötarkoituksen mukaisien tehtävien hoitoon voidaan kuitenkin käyttää alihankkijoita ja tietoja voidaan siirtää EU-/ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin lainsäädännön edellyttämällä tavalla tietosuojan riittävästä tasosta.

8. Tietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä säilyttää tietoja vain niin kauan, kun on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen kannalta. Vuosittaisen jäsenmaksun maksamalla rekisteröity on ilmaissut halunsa jatkaa yhdistyksen jäsenenä. Jäsentiedot poistetaan rekisteristä rekisteröidyn kirjallisen eroamispyynnön jälkeen. Mikäli rekisteröity ei ole tehnyt eroamisilmoitusta eikä maksa yhdistyksen vuosimaksua, tiedot hävitetään kahden vuoden sisällä eli toistuneen jäsenmaksun laiminlyönnin jälkeen.

9. Rekisterin suojaus

Varsinainen rekisteri on suojattu teknisesti ja fyysisesti niin, että ulkopuolisilla ei ole niihin pääsyä. Rekisteritietoihin on pääsy vain niillä, joille se on tarpeen tehtäviensä hoitamiseksi eli rekisterin ylläpitäjän lisäksi yhdistyksen hallituksen jäsenet.

Mikäli rekisteröity on antanut jäsenhakulomakkeessa erillisen luvan, rekisteröidyn yhteystiedot julkistetaan yhdistyksen nettisivuilla mahdollisia asiakasyhteydenottoja varten. Tulevaisuudessa julkaisuluvan perusteella voidaan asettaa näkyville myös opiskellut tekniikat ilman erillistä ilmoitusta.

10. Tarkastus- ja korjausoikeus sekä oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyillä on oikeus milloin tahansa tehdä pyyntö jäsenyytensä päättämisestä. Yhdistyksen sivuilla julkistetut tiedot poistetaan viipymättä, mutta rekisterinhoitajan ylläpitämistä tiedoista poisto suoritetaan vasta jäsenkauden päätyttyä.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu, oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja oikeus saada tietonsa poistetuksi rekisteristä jäsenkauden päättymisen jälkeen. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tarkastus-, korjauspyyntö ja jäsenyyden päättymispyyntö (poistopyyntö) tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle henkilölle tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen horstmannyhdistys@gmail.com.

11. Siirto- ja kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, helposti luettavalla ja jäsennellyllä tavalla.
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen.

12. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tietosuojaselostetta. Lainsäädännön niin vaatiessa ilmoitamme siitä rekisteröidyille.

13. Tietosuojaloukkauksista ilmoittaminen

Henkilötietojen tietosuojaloukkauksella tarkoitetaan sellaista tapahtumaa, jonka seurauksena siirrettyjä, tallennettuja tai muuten käsiteltyjä henkilötietoja vahingossa tai lainvastaisesti tuhoutuu, häviää tai muuttuu. Tietoturvaloukkaukseksi katsotaan myös tietojen luvaton luovuttaminen sekä luvaton pääsy tietoihin.

Rekisteröidylle ilmoitetaan tietoturvaloukkauksista ilman viivytystä, jos tietoturvaloukkauksesta aiheutuu todennäköisesti riski tämän oikeuksille ja vapauksille.

Valvontaviranomaiselle tietoturvaloukkaukset ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa ilmitulosta, mikäli tietoturvaloukkauksesta todennäköisesti aiheutuu luonnollisen henkilön oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.

INTEGRITETSPOLICY (maskinell översättning)

Lagen om personuppgifter (523/99) § 10
EU:s allmänna dataskyddsförordning 2016/679
Utarbetad 11.5.2018

Uppdateringshistorik

26.2.2020 – Uppdaterad information om den Facebook-grupp som föreningen upprätthåller till följd av en ändring i Facebooks egen grupprincip (inga hemliga grupper längre).

  1. Horstmann Finland ry
  1. Namnet på registret

Register över föreningens medlemmar

3.Kontaktuppgifter för registeradministratören:
Tia Komppa
Tia Komppa
18300 Heinola mk
050 5623567
tiakomppa(ät)hotmail.com

  1. Syftet med registret

Behandlingen av uppgifter grundar sig på ett legitimt intresse, dvs. att sköta föreningens medlemsärenden. Dessutom tolkas inlämnande av en ifylld medlemskapsansökningsblankett som den registrerades samtycke. En person som inte lämnar de uppgifter som begärs i medlemskapsansökan kommer inte att godkännas som medlem i föreningen.

Enligt stadgarna är föreningens uppgifter bland annat att tillhandahålla information, ge råd till medlemmarna och fungera som en länk mellan föreningens medlemmar (se alla stadgar). När en medlem går med i föreningen förutsätts det att han eller hon vill delta i föreningens verksamhet och ta del av all information och alla förmåner som föreningen erbjuder. På grundval av detta antagande och föreningens uppdrag används en öppen e-postlista med mottagare för publicering, information och diskussion via e-post. Om den registrerade vägrar att visa sin e-postadress på e-postlistan på ett öppet sätt kan föreningen inte garantera att all information kommer fram.

En privat Facebook-grupp kallad Horstmann Finland ry har också inrättats för att utföra föreningens uppgifter. Endast medlemmar i föreningen kan gå med i denna Facebook-grupp. Gruppen kan hittas genom att söka efter nyckelord på Facebook, men listan över medlemmar och publikationer i gruppen är endast synlig för gruppens medlemmar.

I föreningens uppdrag ingår också att hjälpa människor i behov av vård att hitta en Horstmann-vårdare. Detta har gjorts genom att kontaktuppgifterna för de diplomerade sjuksköterskorna har gjorts tillgängliga för alla på föreningens webbplats. Detta offentliggörande av kontaktuppgifter kommer endast att ske med den registrerades samtycke. Samtycke till publicering har inhämtats från gamla medlemmar via formuläret för ändring av medlemskap och nya medlemmar ger sin åsikt om denna fråga via registreringsformuläret. Medlemmarna kan när som helst uppdatera sina egna publikationsinställningar med hjälp av formuläret Ändra information för medlemmar.

  1. Datainnehåll i registret

Registret behandlar de uppgifter som visas på medlemsformuläret:

  • För- och efternamn
  • Födelsedatum
  • Förnamn och efternamn Förnamn och efternamn Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • utförda Horstmann-tekniker och information om diploinationer
  • Information om huruvida registranten är registrerad som fullvärdig medlem eller stödmedlem.
  • Information samlas in från diplomaterna om deras samtycke/vägran att finnas med på förteckningen över chefer på föreningens webbplats.
  • Villighet att delta i en privat Facebook-grupp som drivs av föreningen.
  • Vill vara synlig i föreningens lista för medlemmarna över alternativa vårdare.
  • Bekräftelse på att du godkänner föreningens etiska regler.
  • Annan information som tillhandahålls av registranten
  1. Informationskällor

Uppgifterna samlas in från de registrerade själva och på deras eget initiativ när de lämnar in en ifylld och undertecknad pappersblankett. Befintliga uppgifter ändras och kompletteras på grundval av de registrerades egna förklaringar, som görs elektroniskt med hjälp av den ändringsblankett som finns på föreningens webbplats.

Föreningen samlar INTE in information från medlemsregistret på grundval av automatiserat beslutsfattande eller profilering.

  1. Utlämnande och överföring av uppgifter

Föreningen har rätt att till lärare som anordnar kurser och arrangörer av evenemang (t.ex. utbytesterapidagar) som beställs eller anordnas av föreningen lämna ut de uppgifter, t.ex. namnlistor, som är nödvändiga för att tillhandahålla tjänsten. Föreningen har också rätt att lämna ut annan information som föreningen samlar in, t.ex. information om specialkost, för att tillhandahålla tjänsterna, eftersom detta också ligger i de registrerades intresse. I alla andra fall kommer uppgifterna inte att lämnas ut utan den registrerades samtycke, utom i den utsträckning som lagen tillåter och kräver eller som krävs av offentliga myndigheter.

Uppgifterna i registret överförs för närvarande inte utanför EU/EES. Underleverantörer kan dock användas för att utföra de uppgifter som registret är avsett för och uppgifter kan överföras utanför EU/EES om detta är nödvändigt för att tillhandahålla tjänsten. I sådana fall kommer den personuppgiftsansvarige att säkerställa en adekvat nivå av dataskydd genom avtal i enlighet med lagens krav.

  1. Lagringstid för uppgifter

Den registeransvarige ska bevara uppgifterna endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål för vilka registret är avsett. Genom att betala den årliga medlemsavgiften har den registrerade uttryckt sin önskan att förbli medlem i föreningen. Medlemsuppgifter kommer att raderas från registret efter en skriftlig begäran om återkallelse från den registrerade. Om den registrerade inte har meddelat att han eller hon har sagt upp sig och inte betalar den årliga medlemsavgiften kommer uppgifterna att raderas inom två år, dvs. efter upprepad underlåtenhet att betala medlemsavgiften.

  1. Skydd av registret

Det faktiska registret är tekniskt och fysiskt skyddat så att tredje part inte kan få tillgång till det. Tillgången till registret är begränsad till dem som behöver den för att utföra sina uppgifter, dvs. inte bara registeradministratören utan även ledamöterna i föreningens styrelse.

Om den registrerade har gett sitt särskilda tillstånd i medlemskapsformuläret kommer den registrerades kontaktuppgifter att publiceras på föreningens webbplats för eventuell kundkontakt. I framtiden kan de studerade teknikerna också offentliggöras utan separat deklaration på grundval av ett tillstånd till offentliggörande.

  1. Rätt till tillgång, rättelse och radering av uppgifter.

De registrerade har rätt att när som helst begära att deras medlemskap avslutas. Uppgifter som publiceras på föreningens webbplats kommer att raderas utan dröjsmål, men uppgifter som finns hos registratorn kommer att raderas först efter medlemskapsperiodens slut.

De registrerade har rätt att kontrollera vilken information om dem som finns i registret, rätt att begära rättelse av felaktig information och rätt att få sina uppgifter raderade ur registret efter det att deras medlemskapsperiod har löpt ut. Den registrerade har också rätt att lämna in ett klagomål om behandlingen av personuppgifter till en tillsynsmyndighet.

Begäran om verifiering, rättelse och upphörande av medlemskap (begäran om radering) ska skickas skriftligen till den person som ansvarar för registret eller via e-post till horstmannyhdistys@gmail.com.

  1. Rätt till överlåtelse och förbud

Den registrerade har rätt att få de personuppgifter om honom eller henne som han eller hon har lämnat till den registeransvarige i en lättläst och strukturerad form.
Den registrerade har rätt att begränsa behandlingen enligt artikel 18 i EU:s dataskyddsförordning.

  1. Ändring av sekretessförklaringen

Den registeransvarige förbehåller sig rätten att uppdatera och ändra sekretesspolicyn. Om det krävs enligt lag kommer vi att informera de registrerade.

  1. Anmälan av brott mot uppgiftsskyddet.

En personuppgiftsincident är en händelse som resulterar i oavsiktlig eller olaglig förstörelse, förlust eller ändring av personuppgifter som överförts, lagrats eller behandlats på annat sätt. Obehörigt utlämnande av uppgifter och obehörig åtkomst till uppgifter betraktas också som dataintrång.

Den registrerade ska informeras om en överträdelse utan dröjsmål om överträdelsen sannolikt leder till en risk för hans eller hennes rättigheter och friheter.

Tillsynsmyndigheten ska underrättas om en överträdelse inom 72 timmar efter det att den har inträffat, om möjligt, om överträdelsen sannolikt utgör en risk för en fysisk persons rättigheter och friheter.